ARQUIVO

Actualmente, o termo ARQUIVO pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientações:

Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos;

Como local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados;

Como unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição.

Etimologia
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.
1. Lugar onde se guardam documentos
2. Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.
3. Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.

Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas actividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes

Finalidade
Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.
Funções do Arquivo
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
Garantir o fluxo dos pedidos de documentos