arquivo

Arquivo

O que é arquivo de documentos:
É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo de suas atividades. O arquivo é um centro ativo de informações.

Métodos de arquivamento de documentos:
Classificação: é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.
BÁSICOS:
ALFABÉTICOS GEOGRÁFICOS: O elemento principal e o local ou a procedência. A busca é feita de forma direta. Tem como vantagens o sistema direto, a ordenação alfabética e ser fácil de usar. Já as desvantagens são o uso de duas classificações – local e nome do correspondente (ou interessado)
Estado-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabética dos Estados. Ao ordenar por Estado, a capital desse estado dever vir primeiro. Logo depois as cidades são colocadas em ordem alfabética. Ex.: 1) Minas Gerais – Belo Horizonte – Valente, Rodrigo; 2) Minas Gerais – Araxá – Araújo, Ruth
Cidade-estado-correspondente: ao ordenar por cidade observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais). Ex.: 1) Areal – Rondônia – Valente, Mario; 2) Tatua – Acre, Pinto, Tatiana
País-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por país a capital dele deve vir primeiro. Logo depois as demais cidades são colocadas em ordem alfabética. Ex.: 1) Portugal – Lisboa – Francisco, Antonio – 2) Portugal – Coimbra – Pinto, |José Maria

NUMÉRICOS:
Pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento é feita em índice alfabético remissivo – busca primária da informação a fim de localizá-la. Tem como vantagens erros reduzidos de arquivamento. Já a desvantagem é o sistema indireto exigindo pesquisa aos índices numérico simples: prático, não requer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se o registro em livros ou fichas para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento recebe o