A atuação do secretariado executivo nos arquivos correntes

A ATUAÇÃO DO SECRETÁRIO EXECUTIVO NA GESTÃO DOS ARQUIVOS CORRENTES

Marielli Karine de Souza, Roseni de França e Emanuellen Santos Morais (Acadêmicas do 2° ano de Secretariado Executivo da UNICENTRO), Suianny Francini Conceição Luiz (Professora Orientadora), e-mail: [e-mail].

Universidade Estadual do Centro-Oeste, Setor de Ciências sociais Aplicadas, Departamento de Secretariado Executivo, Guarapuava, Paraná.

Resumo:

O presente trabalho tem como objetivo descrever os principais conceitos dos arquivos correntes, buscando apontar os principais fatores que indicam sua relevância, bem como, identificar o papel do secretariado executivo na gestão. Nesse sentido, serão abordadas algumas atividades da gestão de arquivos para maior clareza quanto ao objetivo do tema proposto sendo mencionados desde as atividades de protocolo até a organização e arquivamento.

Palavras-chave: arquivo corrente, secretariado executivo, gestão de documentos.

INTRODUÇÃO

A gestão documental está sendo utilizada com muito mais assiduidade pelas empresas modernas para a organização de documentos em arquivos, e assim, assumindo um espaço vital nos negócios da empresa e tornado-se um diferencial nas organizações. De acordo com Paes (2004, p. 16) “arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em suas maiorias textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”. Assim, os arquivos são de grande valia para a empresa, além de ser utilizados para agilizar o processo decisório e facilitarem a rotina da empresa, são preservados para uma futura consulta, para a memória e cultura organizacional. Os arquivos são divididos conforme sua afluência ou idade. O arquivo corrente ou de 1° idade são documentos consultados com muita frequência e são utilizados principalmente pela administração. Já o arquivo intermediário ou de 2° idade são documentos que menos