Técnicas de arquivamento

Técnicas de arquivamento e suas fases; técnicas de arquivos de prosseguimento (folllow up)

Um documento é todo material produzido ou recebido no decorrer da existência e das atividades das pessoas jurídicas ou físicas e que pode ser arquivado e conservado para efeitos futuros. E estes documentos produzidos são arquivados para melhor controlar e administrar uma determinada empresa.

Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, publicas ou privadas. Arquivo pode ser definido também como entidade ou órgão administrativo. E também é conhecido como móvel ou armário que guarda documentos.

O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes. Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa

Arquivos Correntes: os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.

Protocolo: são as atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.

TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

• Públicos (federal, estadual, municipal);
• Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhias);
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.).

CLASSIFICAÇÃO EM ARQUIVOS • Classificação Alfabética • Classificação Cronológica
• Classificação Numérica • Classificação Geográfica
• Classificação Alfa - numérica • Classificação Ideológica