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O que é o ciclo PDCA – Na década de 1930, o norte-americano Walter Shewhart desenvolveu uma ferramenta que poderia ser utilizada na abordagem de qualquer problema, para qualquer situação. Ele deu a essa ferramenta o nome de Ciclo PDCA. O ciclo, que depois foi difundido por William Edwards Deming e também é conhecido como ciclo de Deming, está dividido em quatro fases: to plan, to do, to check, to act, ou seja, planejar, executar, controlar e agir.

Edelvino Razzolini Filho, um dos autores do livro Dicionário da Administração de A a Z, define essas quatro etapas do ciclo PDCA como:

» Planejar (to plan) – Estabelecer a missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para que os resultados possam ser atingidos.

» Executar (to do) – Realizar as atividades necessárias para que o plano seja cumprido conforme o planejado.

» Controlar (o check) – Estabelecer formas de monitorar e avaliar periodicamente os resultados alcançados; avaliar os processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com os objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações para que se possam tomar as necessárias ações corretivas.

» Agir (to act) – É nesse momento que são feitas as ações corretivas. Depois de verificar o que aconteceu até a terceira etapa do ciclo, agora é a hora de agir para melhorar o que até então não tinha sido bem-feito. Além disso, é aqui que o vendedor deve melhorar o sistema de trabalho adotado para alcançar suas metas.

Como utilizar – Claudio Skora, mestre em Administração de Empresas, afirma que o ciclo PDCA deve ser utilizado sempre que for necessário tomar decisões, ou seja, em qualquer situação de gerenciamento. Um vendedor, por exemplo, pode usar o ciclo assim que receber uma meta.