Secretariado

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1.1 - USO ADEQUADO DO TELEFONE

Seguem alguns procedimentos que garante a eficácia do uso do telefone:

Atenda após o primeiro toque. O barulho do telefone tocando irrita você e quem ligou.
Evite o “alô”. Diga o nome da empresa ou do seu departamento (se a ligação já passou pela telefonista) e o seu. Você pode acrescentar um “bom dia” ou “boa tarde”. Soa simpático e profissional.
Se a ligação não for para você, passe-a para outra pessoa desejada. Evite retornar a ligação para a telefonista.
Ao sair do local de trabalho, informe à telefonista onde estará.
Ao telefonar, tenha à mão todos os dados necessários para a conversa.
Ao falar com a pessoa desejada, apresente-se e seja gentil. Lembre-se que ela pode estar ocupada.
Se o telefone ou o ramal para o qual você ligou não atender, desista após o terceiro toque e ligue mais tarde. Três toques são suficientes para provar que seu interlocutor não está disponível.
Se a sua ligação não estiver hora marcada, opte por fazê-la de manhã. Nesse período os telefones estão menos ocupados e as pessoas mais disponíveis.
Se o ramal da pessoa que você deseja falar estiver ocupado, não aguarde na linha. Deixe recado ou peça para lhe chamar mais tarde.
Durante o diálogo, evite deixar seu interlocutor esperando. Caso você esteja procurando uma informação, retorne ao fone e avise-o do que está acontecendo. Ao telefone, três minutos são uma eternidade. Se for levar mais do que isso, desligue e retorne o telefonema mais tarde.
Seja gentil, mas sem exageros. Use expressões do tipo “pois não” e “obrigado”. Evite intimidades como “bem” e “querida”.
Demonstre conhecer sua empresa. Evite “tirar o corpo fora” com expressões do tipo “isso não é comigo”. Dizer “vou consultar” tem um significado muito diferente de “não sei”.
Ao descrever objetos, use analogia, que facilitam a visualização.
Dê a devida importância à anotações e transmissão de recados. Repita os dados mais importantes, passe-os assim