Reunião Kick-off

Reunião Kick-off
Kick-off, em inglês, significa o sinal de início de uma atividade ou evento, e é um termo bastante utilizado em várias ocasiões. Uma reunião de Kick-off na área de Projetos é o momento em que todos os participantes do projeto se reúnem para definir objetivos, recursos, restrições, prazos e cronogramas referente ao projeto em pauta. O evento deve ocorrer em um local separado do ambiente de trabalho para facilitar a comunicação e evitar interrupções.
Essa reunião normalmente leva de duas a três horas, dependendo da dimensão do projeto e do compartilhamento de informações para esclarecer as possíveis dúvidas dos participantes. Ao final desta reunião, finalmente dá-se o início ao desenvolvimento do projeto.
Partes da Reunião (Documentos)
A reunião de Kick-off sempre tem um responsável que irá conduzir o andamento de cada tópico da reunião. Para isso, é necessário que exista um documento principal composto de todas as características do projeto, de forma que todos possam acompanhar a discussão da reunião. Este documento recebe o nome de Project Charter, e deve ser visualizado em um Data Show ou uma cópia deve ser entregue a cada participante.
O Project Charter, Também conhecido como Termo de Abertura do Projeto (TAP), é extremamente importante para a reunião de Kick-off. Normalmente é elaborado pelo Gestor de Projetos, que se encarrega de enunciar todos os itens relacionados ao software que será desenvolvido, desde o planejamento até a fase de implantação e treinamento.
Em linhas gerais, o Project Charter contém a especificação do projeto em geral, envolvendo principalmente os pontos:
Objetivo, justificativa e propósito do projeto;
Recursos humanos do projeto (analistas, projetistas, gestores e desenvolvedores);
Demais stakeholders envolvidos (usuários, gerentes e parceiros);
Cronograma e prazos de entrega;
Recursos materiais e investimento necessários;
Possíveis riscos que podem ocorrer, bem como um plano de prevenção e/ou recuperação;