Reuniao eficiente

Reuniões,atase pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, mas também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Que tal um manual de reuniões produtivas com 10 dicas que você pode imprimir e colar no mural, repassar por e-mail para a equipe ou “esquecer” na mesa do seu chefe? É o que procurei providenciar, e fique à vontade para reproduzir no seu grupo, mas não deixe de dizer que veio aqui do Efetividade.net, ok? ;-)

Na prática, sabemos que muitas vezes é possível substituir a reunião por alguma alternativa que reduza os deslocamentos e o tempo de disponibilidade exclusiva dos participantes, mas produza grau de informação e comprometimento similar. Mas em muitos outros casos a reunião é a melhor alternativa, ou mesmo é obrigatória.

Colocar todos os interessados em um mesmo ambiente, no mesmo horário, e fazer avançar uma agenda em ordem de prioridade, e não em ordem de grau de polêmica de cada tema, são grandes desafios – e percebemos isso sempre que uma reunião mal planejada ou mal coordenada perde muito de sua eficácia potencial.

Vamos portanto às 10 dicas para que as suas próximas reuniões sejam muito mais produtivas!

1 O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo.

Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.

A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

Horário para encerrar.

Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas)