Resumo de Arquivologia

PONTOS QUE SE DEVE PRESTAR ATENÇÃO
ORGANICIDADE: refere-se às atividades que a instituição desenvolveu.
GÊNERO DOS ARQUIVOS:
Doc. Textuais
Doc. Iconográficos
Doc. Audiovisuais
Doc. Informáticos ou Digitais
Doc. Cartográficos
Doc. Micrográficos
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:
Quanto às entidades mantenedoras:
Público
Privado
Quanto à natureza dos documentos
Arquivos especiais (guarda arquivos de tipos específicos)
Arquivos especializados (guarda de arquivos de determinada área do conhecimento)
Quanto ao estágio de evolução (Ciclo Vital):
Correntes (1ª idade)
OBS.: A melhor forma de guarda é a setorial, porém pode ser guardado no arquivo central.
Intermediários (2ª idade)
Permanentes (3ª idade)
Quanto à extensão de sua atuação
Setorial
Central ou Geral
OBS.: não é obrigatório o documento passar por todas as fases. Ele pode ser recolhido ou eliminado ainda na fase corrente.
TRANSFERÊNCIA:
Fase Corrente  Fase Intermediária
RECOLHIMENTO:
Fase Corrente ou Intermediária  Fase Permanente
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: se necessita ou não de índice para localização do documento.
DIRETOS
INDIRETOS
MÉTODOS MAIS USADOS:
ALFABÉTICO
GEOGRÁFICO
NUMÉRICO
SIMPLES
CRONOLÓGICO
DIGITO-TERMINAL
IDEOGRÁFICO (Assunto)
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
1ª Fase – Produção
2ª Fase – Utilização
3ª Fase – Avaliação e Destinação
OBS.: o acesso às informações na fase intermediária é restrito ao setor que enviou os documentos, porém pode haver autorização de acesso.
OBS.: o arquivo intermediário guarda informações de vários setores.
PROTOCOLO: o setor Protocolo controla a tramitação de documentos e permite a localização do mesmo. Todos os documentos produzidos no setor devem ser protocolados.
ATIVIDADES DE PROTOCOLO: é típica de Arquivos Correntes.
RECEBIMENTO: chegada dos documentos, produzidos ou recebidos na instituição, no Protocolo.
REGISTRO E AUTUAÇÃO: respectivamente, cadastro do documento no sistema e atribuição de um número do processo, capa