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Técnicas de Mapeamento e Documentação:
A representação gráfica de como os processos acontecem (são executados) denomina-se Fluxograma.
Os fluxogramas são um importante instrumento para compreensão e avaliação de como ele é executado, indicando a sua seqüência e os responsáveis por sua execução. Através do Fluxograma pode-se visualizar a seqüência de execução de um processo; analisar se esta seqüência é a que representa a melhor forma de sua execução, considerando a sua eficiência, eficácia e flexibilidade; se as pessoas (em suas funções) que participam do processo são as mais adequadas; e observar se existem duplicidades na sua execução ou tarefas dispensáveis. A partir da identificação das oportunidades de melhoria ou inadequações dos processos, pode-se propor melhorias (otimizações) ou mudanças nestes processos.
Ao se montar um Fluxograma deve-se ter em mente que o nível de detalhamento deverá ser aquele necessário para o bom entendimento do processo e, principalmente ser considerado a que destina ou quem o utilizará. Um dos erros mais comuns na descrição de um processo é fazê-la para si próprio e não para quem vai utilizá-lo (aquilo que é obvio para alguns não o é para outros).
Principais vantagens do uso do fluxograma para representar um processo:
• Identificação fácil de duplicidade de tarefas, de tarefas desnecessárias e/ou que podem ser fundidas;
• Percepção da melhor seqüência das tarefas a serem executadas;
• Facilidade de compreensão do processo, principalmente em condições de treinamento;
• Permite a visão holística (sistêmica) dos processos, representada pelo fluxograma do macro processo;
Para que os fluxogramas apresentem um processo é necessário:
• A definição do que será representado (processo de compras, processo de escovar os dentes, processo de estudar, processo de armazenamento, etc);
• A definição de onde começa e onde termina o processo em questão;
• Que se identifiquem cada uma das tarefas que compões o processo;
• Que se