Padronização - Levantamento e documentação do processo atual

Padronização - Levantamento e documentação do processo atual

• A fase de entendimento da situação atual, engloba o levantamento de dados do processo atual por meio de:
Técnicas de observação em campo;
Aplicação de questionários;
Leitura de documentos e relatórios;
Utilização de softwares;
Entrevistas;

• Essa fase visa levantar os seguintes dados do processo atual:
Fluxo de atividades;
Regras de negócio;
Indicadores de desempenho atual;
Estrutura organizacional envolvida;
Problemas e oportunidade reconhecidas;
Inputs ou insumos;
Produtos e serviços gerados e seus clientes;
Tecnologias empregadas, principalmente os sistemas de informação;
Informações manipuladas;
Recursos humanos envolvidos (quantitativo e qualitativo);

• Uma correlação importante de ser identificada, do ponto de vista de buscar resolver os problemas de integração entre sistemas de informação, é o cruzamento entre as atividade e as informações manipuladas por eles;

• Documentar o processo atual traz como principais resultados:
a) Nivelar o conhecimento da equipe de projeto sobre o processo de negócios atual, o que permite que todos conheçam os prós e os contras da forma atual de operar e gerenciar o processo de negócios, subsidiando assim todos os membros da equipe com informações fundamentais para a participação e a colaboração desses membros ao longo do projeto;
b) Permitir que a própria organização conheça o processo de negócios atual, uma vez que as análises do dia-a-dia da empresa geralmente são feitas setorialmente, em especial sob uma perspectiva de áreas funcionais;
c) Permitir que a organização tenha parâmetros para a avaliação de desempenho do novo processo de negócios, sendo capaz de comparar o desempenho do antigo processo com os resultados obtidos pelo novo processo resultante do projeto de reestruturação.

• Normas geralmente são descritivas e não normativas, não defini “como” fazer mas “o que” fazer.
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