Padr O De Reuni O Efetiva

Este documento foi elaborado par otimizar as reuniões do grupo de forma a aproveitar melhor o tempo e habilidades dos envolvidos.

A pergunta primordial a ser respondida é:

“porque eu estou marcando essa reunião?” Nem sempre é sabido da disponibilidade de horários em comum dentre os membros do grupo, você deve questionar­se quanto a necessidade desse encontro presencial “podemos resolver online?”, “um email com tarefas e questionário resolveria?”, “vão ser exigidas tarefas práticas?” entre outras perguntas vitais para está decisão.
Marcar uma reunião desnecessária é gastar em vão um dos recursos mais preciosos em uma instituição, seja ela qual for: o tempo.
Respondidas essas perguntas e obtido resultado favorável a criação de uma reunião o que resta é planejar cada detalhe, pois um minuto gasto em um bom planejamento equivale a 10min a mais de aproveitamento na reunião.

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O Planejamento

Justificada a necessidade da reunião agora vamos aos pontos principais que devem ser implementados para prépara­la
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O convite: Crie uma lista de emails com todos os envolvidos e deixe claro que eles são de vital importância para que tudo se concretize. No corpo do email vai tambêm um resumo da pauta com: tema, tópicos a serem discutidos, horário de inicio e previsão de enceramento, assim como a dinâmica que será adotada.
Todos participantes essenciais para o a realização devem ser convidados com bastante antecedência e relembrados com a proximidade do evento para evitar que a pauta seja afetada. Um plano B deve ser sempre planejado caso esses essenciais faltem por algum acidente inesperado, aliás um plano c, d, e…
Tenha em mente que uma reunião com pessoas aleatórias é sinônimo de