ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO DA SECRETÁRIA

Organização do
Trabalho da
Secretária

Técnicas de Organização:
* definição dos objetivos;
* divisão da empresa em departamentos; * coordenação das várias partes envolvidas no processo produtivo;
* delegação de autoridade;
* supervisão;
* assessoria.

O que as empresas esperam de seus profissionais de secretariado?
* Consciência de seus deveres;
* dedicação ao trabalho;
* equilíbrio emocional;
* dignos de confiança;
* saber delegar tarefas quando necessário; * saber resolver conflitos;
* serem capazes de trabalhar em grupo.

Atribuições diárias de um (a) secretário(a): * realizar serviços gerais de escritório;
* classificar e dar soluções aos mais variados assuntos;
* redigir cartas, memorandos, documentos(procuração, editais);
* colocar a mesa do executivo em ordem;
* redigir listas com a pauta do dia: visitas, nome das pessoas, assunto que será tratado; * atender a telefonemas e solicitações de entrevistas;
* recortar artigos de jornais e fazer recensões de livros, de artigos de revistas; * organizar arquivos;
* redigir e digitar correspondência;
* receber,classificar e distribuir correspondência; * preparar a agenda de reuniões;
* elaborar atas, preparar roteiros de viagens. Procedimentos úteis:
* deixar a mesa sempre em ordem;
* manter os equipamentos em condições de uso e nos devidos lugares;
* estocar material suficiente para o desempenho das atividades;
* manter atenção ao digitar;
* fazer marcas quando for interrompido;
* evitar levantar a todo momento;
* variar tarefas prolongadas com tarefas que ocupem pouco tempo;

Regras práticas:
* Determinar um calendário semanal sobre as atividades que deverá realizar; * guia com telefones mais usados;
* Código de endereçamento postal;
* lista telefônica;
* dicionário de português;
* lista de assuntos pendentes (ordem de importância);
* estabelecimento de metas diárias.
* organizar escritório de modo que

Atividades do(a) Secretário