Imaginarte

CHECKLIST GLOBAL
“Cuide de todas as fases de organização de seu evento”

PRÉ-EVENTO

REGIÃO DO EVENTO
• Nível de interesse técnico, científico, político e social da região
• Potencial da região para o sucesso do evento
• Reputação da região
• Apoio de autoridades
• Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)
• Infra-estrutura local
• Capacidade hoteleira
• Meios de transporte
• Restaurantes
• Comunicações
• Segurança
• Atracções turísticas

LISTAGEM DOS PARTICIPANTES:
• Convites impressos
• Número de acompanhantes por convidado
• Questionário de participação
• Telemarketing de confirmação
• Convites a directores e chefes
• Ofícios e circulares
• Programação do evento
• Confirmação de conferencistas
• Definição de equipamentos necessários

TRAJE
• Definição do traje para o evento

CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
• Aviso sobre horários e locais
• Envio de programação

CONTRATOS COM FORNECEDORES
• Existência de um contrato-padrão da empresa

DO TRANSPORTE
• Definição do meio de transporte, de acordo com o número de participantes. DOS EQUIPAMENTOS
• Contratação de equipamentos, como som, retroprojector, tela, microfone, filmes, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores entre outros, de acordo com a necessidade do evento

MATERIAL AOS PARTICIPANTES
• documentos de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.

COORDENADORES DA EMPRESA
• Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes

PROGRAMAÇÃO VISUAL
• Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.

DIVULGAÇÃO
• Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de media, frequência, etc.)
• Peças publicitárias específicas

IMPRENSA
• Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos)
• Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.

RECURSOS HUMANOS
• Cerimónia inicial
• Cocktail de boas-vindas