Fases de um Evento

Fases de um Evento
1. Pré-evento
a) Definição do Produto
Após a reunião de briefing, você irá definir a proposta para o evento, que deverá atender á demanda do cliente e oferecer um serviço de qualidade.

b) Objetivos
Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização. Assim, é necessário definir com clareza os propósitos do evento, com a finalidade de se obter os resultados previstos. Tenha clareza do que o evento pretende atingir com a sua realização. Por exemplo, no caso de uma palestra, o objetivo é difundir conhecimento sobre determinado assunto.

c) Público-alvo
O público-alvo é formado pelos clientes que irão participar do evento. Para garantir que as necessidades dos convidados sejam alcançadas, é necessário conhecer o seu perfil, considerando diferentes aspectos, como:
1. Idade;
2. Sexo;
3. Condições financeiras;
4. Grau de instrução;
5. Profissão;
6. Área de interesse.
Com essas informações, é possível relacionar o segmento do público a ser atendido, com os objetivos propostos pelo evento.
d) Espaço
Em eventos de maior porte, que tenham a expectativa de receber um número grande de pessoas, deve-se considerar:
Facilidade de acesso (rodoviário, aéreo, hidroviário, de trem, de ônibus, metrô, avião);
Condições turísticas (atrativo e preços praticados);
Infraestrutura de hospedagem e alimentação.
Analise a infraestrutura da cidade, assim como a quantidade de leitos em hotéis, pousadas e similares, restaurantes e bares, centro de convenções, atrativos turísticos e de lazer, entre outros.
e) Local
Para a escolha do espaço você deve avaliar:
A capacidade de acomodação do público;
A possibilidade de instalação de equipamentos;
A infraestrutura compatível com o porte do evento (banheiros, instalações elétrica, estacionamento, recepção etc.);
A facilidade de acesso para os participantes.

f) Data
Na hora de programar o período do evento, você deverá prestar atenção: