documentação

Tipologias de comonicação interna e externa

Correspondência Interna

Correspondência interna numa empresa é necessário que há ou seja dado um tratamento atento por parte do profissional de secretariado, para que o seu circuito seja eficiente como por exemplo: → Afixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, para que todos os interessados tenham acesso a essa informação; → Reduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens telefónicas recebidas e fazê-las chegar de imediato ao destinatário; → Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma folha que os seus destinatários rubricam a fim de confirmar a receção das mesmas. → Geralmente utilizam-se envelopes específicos de formato A4 que podem ser utilizados diversas vezes para tratamento do mesmo assunto.

Correspondência externa

A correspondência externa pode ser classificada da seguinte forma:

A correspondência recebida há que fazer cuidadosamente uma triagem, ou seja, a separação da correspondência. A correspondência não deve ser aberta, mas sim dirigida de imediato aos seus destinatários. Os comerciantes são obrigados a arquivar a correspondência, os documentos que provarem pagamentos e toda a escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de tempo de 10 anos.

Correspondência Recebida A correspondência recebida é toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de ser devidamente analisada é entregue ao departamento que é destinada, como por exemplo:

Triagem – Seleção da correspondência. Abertura – Verificar se a carta está datada e se contém o nome e endereço do remetente, excecionalmente se isto não acontecer é imprescindível agrafar o envelope. Registo de entradas – Verificação e registo dos dados considerados importantes em livro próprio. Distribuição – Reencaminhamento para o destinatário que acusa a sua receção rubricando o envelope próprio para o efeito ou de um livro de protocolo.