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4 dicas para reduzir o número de chamados no help desk.
19 DE MARÇO DE 2012 EM BLOG
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As empresas se vêm diariamente imersas em problemas e chamados no help desk. Acontece que muitos dos problemas que caem no colo do pessoal de help desk poderiam ser evitados.
A melhor maneira de reduzir o número de chamados no help desk é eliminar os problemas. Na verdade essa é a única maneira de conseguir manter a ordem e não perder o controle.
Caso contrário nada muda e os chamados vão fugir do controle.
Além de eliminar problemas é preciso também evitar problemas por conta de chamados em aberto ou espera por atendimento.
Se você não ficar muito atento, o “problema” dentro do problema acaba tomando um tempo desnecessário de toda a equipe de help desk.
Sendo assim, nós da Milldesk fizemos uma compilação de dicas para eliminar os problemas e aí sim reduzir o número de chamados do seu help desk.
#1. Aprenda a estimar o tempo de atendimento de maneira realista. Se o chamado irá demorar quarenta e cinco minutos para ser resolvido não diga que resolve em vinte e cinco minutos.
Isso porque existem fatores inesperados que podem aumentar e muito o tempo previsto para o atendimento de um chamado.
Se somarmos chamados adicionais urgentes, atrasos de testes, problemas de compatibilidade, etc., um problema que demoraria vinte minutos para ser resolvido pode demorar mais de uma hora.
Por isso aprenda a estimar o tempo corretamente.
Se o atendimento demora vinte minutos em condições normais, calcule os imprevistos, os problemas inesperados, os chamados adicionais e diga que vai demorar aproximadamente 70 ou 80 minutos para fechar o chamado.
Isso facilita porque diminuem as possibilidades do usuário que abriu o chamado ficar irritado com a falta de pontualidade que muitas vezes acaba fugindo do controle do atendente.
A sinceridade é a melhor ferramenta que um atendente de help desk poderia usar a seu favor.