Check list

A confecção de um check-list irá ajudar com mais precisão nas providências do evento. Dessa forma, segue abaixo os ítens mais importantes para a realização de um evento.

▪ Interessado ▪ Objetivo do Evento ▪ Data: ( a data e o horário do evento sempre são definidos segundo a agenda do reitor ou de quem for o responsável direto pelo evento). ▪ Hora: ▪ Local: (deve ser definido de acordo com o tipo de evento). ▪ Providências : ▪ Solicitação do Espaço por ofício ou contrato; ▪ Autorização para utilização do espaço: nome, cargo, telefone. ▪ Confirmação da reserva: data, por documento, por telefone. ▪ Detalhamento do local ▪ Localização exata: acesso ▪ Aspectos externos: limpeza, obras, entulhos, iluminação. ▪ Aspectos internos: capacidade do auditório, estado de conservação, segurança contra incêndio, saída de emergência, iluminação, acústica, tipo de assento no auditório, cor. ▪ Distribuição dos assentos: modelo, fileiras, quantidade. ▪ Esboçar o local destinado: Palco (degraus de acesso, tamanho do palco, púlpito fixo ou móvel, suporte para bandeiras, bandeiras (quais e estado de conservação), tipo da mesa principal, tamanho, altura, fachada aberta ou fechada. ▪ Materiais possíveis de serem utilizados : ▪ Retroprojetor, telão, microfone, mesa de som, sistema de gravação, sistema de tradução simultânea, cabine de tradução, tela para projeção, televisão, videocassete, gravador e fitas para gravação, microcomputador, impressora, aparelho de fax, máquina copiadora, linhas e aparelhos telefônicos, painel para fotos, painel decorativo, corda divisória de ambiente, fita de inauguração, livro de presença, decoração com flores, material de secretaria. ▪ Dimensionamento : Participantes internos e externos (convidados); responsável (nome, endereço, telefones). ▪ Abertura Oficial : Presidente da mesa, convidados, pronunciamentos. ▪ Cronograma de atividades: ordem dos trabalhos. ▪ Departamento de