Arquivos

Arquivos
Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos: Arkhaios (antigo) e Epo (dispor, ter cuidado), e deu origem em latim “archivum”. Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.
Ela pode ser entendida como um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua atividade e conservado para efeitos administrativos; como local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados; como unidade de serviço administrativo especializado cuja a missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como memóriaorganizada da instituição que serve. As funções dos arquivos são de natureza meramente auxiliar e instrumental. Isto equivale a dizer que constitui uma atividade interna que tem por objetivo manter a organização ou a instituição em perfeitas condições de funcionamento.
Tipos de arquivos A) Ativos, semi-ativos e inativos.
Os arquivos ativos são aqueles de frequência de consulta da sua documentação extremamente elevada, servindo o intuito de informar, na gestão corrente dos serviços; enquanto nos arquivos semi-ativo, a sua frequência de consulta é muito baixa, a documentação é ocasionalmente consultada e utilizada pela entidade produtora no exercício das suas atividades. Os arquivos inativos, a documentação deixou de ser utilizada pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação; deve, por isso, ser eliminada, a menos que possua valor secundário que justifique a sua conservação permanente, podendo servir para consulta esporádica até se decidir pela sua conservação ou eliminação. B) Arquivo definitivo.
Também chamado “histórico”, a documentação é conservada indefinidamente atendendo ao seu cárater histórico ou patrimonial. C) Centralizados, parciais e