Arquivologia

Método de receber e enviar documentos

Chegada
O documento chega à portaria, o porteiro assina o protocolo de recebimento, e os leva diariamente ás 15h00min à recepção, os entrega para a secretária, que assina o protocolo. Ela faz a triagem dos documentos, e os encaminha para o Assistente
Administrativo, que assina o protocolo, ele os levará até os destinatários finais.
Os destinatários após receberem os documentos, leem, tomam as decisões necessárias, logo após enviam para o setor administrativo. Setor que os classificará de acordo com o sistema de classificação alfanumérico, e os guardará em um arquivo intermediário, por aproximadamente 5 anos.
Após o período intermediário, os documentos serão encaminhados ao Setor de
Arquivamento que mudará sua classificação, se necessário, para permanente ou serão descartados.

Os documentos são entregues ao porteiro que assina um protocolo

Chegada de documentos O porteiro confere se está tudo certo

Está tudo certo

S

N

Comunica os remetentes do erro e aguarda o reenvio do documento corretamente

15h00 min Leva os documentos até a recepção à secretária assina o protocolo

Faz a separação dos documentos (pessoal sigiloso, profissional), e os encaminha para a Assis. Admin que levará aos destinatários finais.

Os destinatários dão devida importância aos documentos e depois os devolvem ao setor
Administrativo

O setor o classificará adequadamente pelo sistema alfanumérico, e os arquivará em um arquivo intermediário.

Após o período intermediário
(aproximadamente 5 anos) os documentos serão encaminhados ao setor de arquivamento que mudará sua classificação para permanente se necessário, ou será descartado.

Emissão
O documento é redigido seguindo as normas da ABNT, encaminhado para o setor administrativo, o responsável assina o protocolo de recebimento, confere se está tudo de acordo e encaminha para a secretária, que assina o protocolo que irá