arquivamento numerico

3.3.2 Métodos númericos

Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.

Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.

Os métodos numéricos são:

a) Simples

b) Cronológico

c) Digito-terminal.

3.3.2.1 Simples

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente - onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.

Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice alfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.

Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas individuais.

O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais (discos, fitas, vídeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, prontuários médicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc).

FIGURA 8

GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES

Índice alfabético (fichas)

Registro em pasta

FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática

3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.

O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data, estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.

A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada