Administração do tempo

1) Separe ações de compromissos para planejar o futuro.

Em relação ao planejamento, podemos classificar os compromissos em dois tipos.
O primeiro são os compromissos propriamente ditos, aqueles para os quais marcamos hora para fazer: reuniões, cursos, visitas, etc. Compromissos seguem o relógio, têm hora marcada, sincronizam nosso tempo com o de outros e nos bloqueiam.
O segundo tipo vamos chamar de ações. Ações têm prazo final definido ou não, mas não têm hora marcada para iniciar. As ações são disparadas de maneira individual e assíncrona. Exemplos de ações são fazer telefonemas, redigir, ler e analisar correspondências ou relatórios. Ações não seguem o relógio, não são feitas porque está na hora. As ações seguem a bússola que dá direção e sentido 'a nossa vida e devem ser realizadas na ordem da sua prioridade.
Compromissos são marcados numa agenda de horários. Ações são marcadas numa lista cuja execução segue as prioridades. Separá-los fisicamente é a melhor forma de não confundi-los.
É importante distinguir os compromissos das ações porque a maneira de nos comportarmos diante de uns e de outros é bastante distinta.

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2 ) Priorize diariamente suas ações em A, B e C.

Não existe falta de tempo, o que existe é falta de prioridade. A boa administração do tempo é a arte de definir prioridades. A distorção mais freqüente na definição de prioridades é confundir urgência e importância. A noção de urgência está ligada a prazo. A importância está ligada a valor. Mas ao invés de agir sobre o importante, reagimos à urgência.
Pode-se classificar os eventos quanto ao prazo e ao valor, isto é, em relação à sua urgência e importância, em quatro categorias:
A) É aquilo que é importante e urgente. Isto é, aquilo que é vital, tem valor e cujo prazo está expirando. Este é o quadrante da necessidade e da crise.
B) É aquilo que tem valor, mas não urgência. Este é o quadrante da qualidade.
C) É a urgência pura. São aquelas coisas cujo prazo está se esgotando, mas