A METODOLOGIA DE IDENTIFICA O ARQUIV STICA COMO PAR METRO PARA A GEST O DE DOCUMENTOS

Considerações a respeito do texto de Danilo André Bueno e Dra. Ana Célia Rodrigues Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, A METODOLOGIA DE IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA COMO PARÂMETRO PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS.

A sociedade atual esta vivenciando um aumento imensurável de informações. Neste contexto estão inseridas as organizações que a cada dia produzem maior número de documentos, e na maioria das vezes transformam-se grandes massas documentais. Para que seja realizada a atividade de identificação documental, é importante que seja estabelecido no âmbito da administração pública uma Politica de Gestão de Documentos, para que essa gestão seja eficiente desde a produção documental até o destino final da documentação. É neste sentido que as organizações buscam recorrer aos profissionais responsáveis pela gestão de documentos, visto que os documentos produzidos e recebidos decorrentes das atividades cotidianas provenientes de diversas origens, são indispensáveis nas tomadas de decisões, auxiliam e asseguram os processos administrativos, além de garantir direitos dos cidadãos, e proporcionar a reconstrução da história ao longo dos anos, motivos pelos quais não podem ser eliminadas de qualquer forma. É importante assegurar que o gestor responsável pelo trabalho a ser desenvolvido tenha conhecimento específico de arquivologia para que o órgão a ser criado possa funcionar de acordo com a exigência da legislação nacional referente aos arquivos públicos. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento e implantação e acompanhamento.
O levantamento, ou identificação arquivística, deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação.
É necessário analisar o gênero dos documentos; as