Rotinas de Escritório

ROTINAS DO ESCRITÓRIO
REGRAS PARA LIGAÇÕES DO TRABALHO
1- Ao falar ao telefone, você é julgada pela dicção. capacidade de articular pensamentos e por tratar os outros com cortesia. A voz deve ser alegre, clara e calorosa, nem alta nem baixa demais.
2- Jamais chame um cliente de querido, meu bem, benzinho ou expressões parecidas.
3- Dê toda a atenção à pessoa que ligou. Nada de mascar chicletes, comer ou fazer qualquer tipo de barulho. A pessoa do outro lado da linha pode achar que você não está lhe dando a devida atenção.
4- Ao atender telefonemas alheios, anote o recado. Escreva o nome da pessoa que ligou, o número do telefone, o assunto e a hora. Com letra legível, é claro.
5- Evite, ao máximo, atender o telefone durante uma reunião - a não ser que a ligação seja muito importante. Isso também vale para celulares, que devem ser deligados antes de o encontro começar.
6- Não faça ligações pessoais demoradas, principalmente pelo telefone se for namorar.
7- Nem pense em brigar com filhos ou outros parentes pelo telefone do trabalho.
8- Retorne as ligações, mesmo que você não conheça quem deixou o recado.
9- Se estiver ocupada, não tenha medo de interromper a conversa. Diga que não pode falar no momento e que ligará em seguida. Não se esqueça de retornar a ligação.
10- Todos estão sujeitos a ter de atender a um telefonema com alguém ao lado. Quando for inevitável, procure fazê-lo com discrição. Nada de gestos, caretas ou comentários tapando o bocal. Pega mal.
11- Jamais deixe alguém esperando na linha. É melhor dizer que está ocupada e que retornará a ligação depois.
12- Se a linha cair, a responsabilidade de ligar novamente é de quem telefonou.
13- Ao deixar recado na secretária eletrônica, faça isso de modo claro e objetivo, dizendo o seu nome, o assunto e o seu número de telefone.
Comunicação Através de E-mail no Trabalho:
– O mais importante é nunca, mas nunca mesmo, escrever algo que possa constranger seu destinatário. Evite