Reunião e Convocatória

Reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma actividade.
Numa empresa, numa escola ou noutro local de trabalho, há frequentemente reuniões para se tomarem decisões sobre vários assuntos. Uma reunião tem geralmente como tema de discussão negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contacto pessoal e comunicação entre os participantes. Reunião, palestra, conferência e workshop podem ter em comum o encontro de pessoas com alguma afinidade pessoal, ideológica, crença, religiosa, profissional ou interesse em determinado argumento. Diferem em certas conotações e prioridades.
As reuniões também podem ser feitas à distância mediante uso de computadores conectados a redes ou equipamentos de telepresença, como as videoconferências.
Para que todos os intervenientes / participantes na reunião tenham conhecimento da mesma, é afixada, com antecedência de, pelo menos, 48 horas, em local bem visível de todos, a CONVOCATÓRIA da reunião com a respectiva ordem de trabalhos.

Uma convocatória deve respeitar a seguinte estrutura: Cabeçalho: nome da empresa ou do serviço que convoca a reunião.
Título: Número da CONVOCATÓRIA
Texto: Quem é convocado. Tipo de reunião. Data em que se realizará a reunião. Local. Ordem de trabalhos.
Local e Data.
Cargo e assinatura da pessoa responsável.

Exemplo:
Escola Secundária José Falcão
Associação de Estudantes Convocatória n.º 26
Convocam-se os alunos da Associação de Estudantes, para uma reunião, a realizar no dia 3 de Março de 2014, pelas 17 h, na sala 1, do Bloco B, a fim de dar cumprimento à seguinte ordem de trabalhos:
Ponto 1: Apresentação da proposta do Baile de Finalistas;
Ponto 2: Preparação da reunião geral de alunos. Coimbra, 26 de Fevereiro de 2014
O Presidente da Associação de Estudantes
(Assinatura)