etica

Certamente, a função mais corriqueira no dia-a-dia de uma secretária de profissional liberal, o agendamento de clientes ou pacientes, é a mais importante e a que mais pode refletir no bom ou mau andamento de um consultório ou escritório, dependendo do conhecimento que a secretária tem desta função e da habilidade em conduzir as situações, especialmente as que fogem da rotina. Por este motivo, decidi dedicar a este assunto um artigo especial e nele procurarei abordar os pontos que entendo serem os mais importantes para seu desempenho, sempre procurando ver o lado prático e, se possível, com situações reais.
ESCREVER NA HORA
Qualquer que seja o cliente ou a situação, estando em sua mesa ou não, escreva a anotação de consulta imediatamente. Mesmo não estando com o livro no momento, ou por estar em outra sala, deve igualmente ser escrita. Anote num papel pequeno e não ponha no bolso ou na bolsa. Dobre e ponha na aliança ou enrole e ponha na orelha. Se for um papel maior, segure-o na mão até chegar ao livro agenda ou computador. Nunca caia na tentação de guardar um pedido de consulta ou entrevista na memória. Um único esquecimento pode significar paciente descontente e chefe bronqueado, ambos com razão. Ninguém gosta de ser esquecido, nem você. E quando acontece, ficamos uma fera. Para ajudar, lembre que o consultório ou escritório vive de clientes agendados. Regra prática: se a ligação for para marcar consulta ou entrevista, interrompa o que estiver fazendo e vá até o livro de consultas ou monitor e a agende no ato, de forma completa.
LIVRO OU COMPUTADOR
Esta é uma decisão a ser tomada em conjunto com seu chefe. Nos tempos atuais, certamente o mais indicado é o computador. Dá mais status perante o cliente, permite anotar mais dados e ter outros armazenados, sem necessidade de procurá-los (como telefones do cliente para lembrá-lo da consulta). Além disso, os computadores podem ser ligados em rede, possibilitando ao profissional todo o acompanhamento das consultas