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A administração da documentação que circula num escritório de advocacia é sem dúvida um tema de muita importância. Documentos de clientes, cópias de processos, livros, correspondências. A burocracia dentro de um escritório não é pequena e deve ser muito bem administrada para não se tornar um buraco negro, onde ninguém encontra nada.
Arquivo, biblioteca e expedição de documentos devem ser bem cuidados para não se tornarem depósitos de papéis.
ARQUIVO
O arquivo de um escritório de advocacia é o lugar onde toda a produção do escritório fica armazenada. É recomendável que seja centralizado e não distribuído pelas salas dos advogados. Também é importante que uma única pessoa seja responsável por seu manejo, para evitar o extravio de pastas e o arquivamento errado de documentos.
As atribuições do arquivista ou responsável pelo arquivo poderiam ser resumidas em: recebimento, registro, guarda e distribuição dos documentos, controle de sua movimentação (entrada e saída de pastas); controle e cadastramento de pastas em softwares específicos; manutenção do cadastro de pastas de clientes; pesquisa de informações relativas aos documentos arquivados; guarda, catalogação e manutenção de todas as pastas de clientes; atualização de arquivo morto junto aos advogados; controle do envio de documentos de arquivo morto para clientes (devolução ou destruição).
A organização do arquivo deve obedecer a uma metodologia, seja ela qual for, por nome, por número, por área de atuação. O importante é que seja definido um critério e que ele seja rigorosamente seguido por todos da equipe.
BIBLIOTECA
Boa parte do investimento de um escritório de advocacia está em sua biblioteca. É ali que estarão as fontes de pesquisa, os livros de doutrina e jurisprudência, os compêndios de legislação, as revistas especializadas, os jornais e as publicações.
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Quando a biblioteca não é centralizada, ou seja, quando cada advogado forma sua minibiblioteca em sua sala, além de ocorrer, por inúmeras vezes,