Check list de Eventos

Check List – Organização de eventos

 Solicitar reserva de sala/auditório.
 Definir estrutura do evento
 Definir público-alvo.
 Redigir projeto do evento, com objetivos claros, ações propostas, parceiros, custos e receitas previstas.
 Definir palestrantes
 Verificar documentação do palestrante
 Caso seja empresa, verificar se possui as certidões necessárias para efetuar o pagamento
 Negociar data, valor e forma de pagamento com palestrante(s).
 Solicitar contrato de prestação de serviços com o palestrante.
 Solicitar a abertura do evento no call center
 Buscar banco de dados do público-alvo para realizar telemarketing e envio de mala-direta.
 Definir folheteria e meios de divulgação do evento e abrangência.
 Definir material de apoio ao participante (crachá, pasta etc.)
 Contratar serviços de terceiros para:Apoio ao evento (contato com palestrantes, venda de estandes, envio de mala direta, telemarketing).
 Arregimentação de caravanas do interior.
 Organização da recepção do evento (recepção e cadastramento de fichas de inscrição, crachás, material do participante, listas de presença etc.)
 Organização dos palestrantes (reservas de vôo, hotel, transporte, apresentação etc.)
 Buffet.
 Cerimonial.
 Café e água.
 Fotografia.
 Sonorização e imagem (locação de datashow, telão, microfone etc.)
 Decoração (plantas, arranjos).
 Definir parceiros.
 Documentar a parceria.
 Exposição de produtos/showroom?
 Verificar espaço no local.
 Solicitar serviço de montagem de estandes.
 Locação de mesas e cadeiras.
 Contatar expositores.
 Definir valor da área.
 Realizar contrato de locação.
 Preencher ficha de participação.
 Testar equipamentos de sonorização e imagem.
 Acompanhar montagem da sala/auditório.
 Solicitar passagem aérea, diárias e ajuda de custo para o palestrante.
 Reservar hotel.
 Acompanhar palestrante(s).
 Imprimir fichas de avaliação.
 Disseminar o evento internamente, entre as