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Sempre que pensamos em eventos, algumas das primeiras preocupações são: Qual é o objetivo do evento? Que tipo de evento fazer? A que público o evento é voltado? Quantas pessoas participarão do evento? Qual será o local adequado para o evento? Sem dúvidas, respondidas essas questões boa parte do evento já está pronta. Talvez a grande maioria das secretárias já teve ou tem dificuldades em organizar seus eventos, independente da magnitude, e com certeza o planejamento (ou a falta dele) dita o caminho que o resultado final vai tomar. ‘’ A organização de eventos é trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece ‘ao vivo’ e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado e do seu organizador.
Para ter os objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso planejamento (...). “ CESCA, 2008. O sucesso de um evento está diretamente ligado ao comprometimento do gestor e a forma adotada para execução do mesmo. O primeiro evento, sem sombra de duvidas, é o que mais preocupa o gestor, pois é a partir dele que começa o seu sucesso ou ruína. Muitas vezes a idéia original é uma superprodução, que venha impressionar o público alvo, mas, no entanto o orçamento disponível é inferior ao que seria necessário para essa produção. Por tanto, a análise de orçamento é o primórdio do evento. É essencial que o gestor, no caso, a Secretária, consiga conciliar o orçamento com aquilo que a empresa contratante espera de resultado final. Um bom evento não está relacionado com a quantidade de dinheiro empregado, mas sim com o que o gestor é capaz de fazer a partir do orçamento disponibilizado. E disso nós, Secretárias Executivas entendemos bem, pois sempre nos deparamos com situações em que, embora os recursos ou meios disponíveis sejam poucos, os resultados tem que no mínimo atingir as expectativas. Antigamente a Secretária era vista apenas como a moça que atendia ao