Angola

Como organizar e gerir o secretariado
A função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamento eficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional. O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terão de cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverão ser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos. No passado a profissão era vista com um trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valor acrescentado como o atendimento telefónico, a dactilografia ou até o serviço de cafés. A secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, o tempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe. Desempenham três funções principais: organizar, estabelecer prioridades e gerir contactos internos e externos. Espera-se que tenham grandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento à gestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e de línguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas. Em suma, a imagem estereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente às ordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela sua competência e profissionalismo. Eis alguns conselhos de gestão: Tarefas rotineiras A secretária trabalha directamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da sua confiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seu superior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentes ou os que ficaram por fazer. Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é a principal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra,