Administração

Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa Troque ideias com os membros do fórum.
O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.
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Organizar documentosé a mesma coisa queorganizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.
Um arquivo bem pensado e organizado serve para: • Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos • Revelar o que está para ser feito • Diminuir a duplicidade de trabalho • Evitar repetições desnecessárias de experiências • Evitar improvisos e inadequações • Encontrar bons parceiros e fornecedores • Avaliar o empreendimento por partes • Avaliar o empreendimento com um todo • Transmitir ordens e ensinar como fazer • Libertá-lo para aproveitar o dinheiro
Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.
Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.
Como dar vida ao seu arquivo de documentos
Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.
Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.
Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa