Administração

1. Introdução

O estudo vem abordar o porquê do uso da gestão documental, como ela deve ser utilizada pelas organizações, quais os meios que podem reduzir custos e como fazer o processo de automação das informações. Buscando aumento de produtividade e incremento da qualidade, muitas organizações têm procurado soluções informatizadas para a gestão de seus documentos. A gerência de documentos, que atualmente vem sendo denominado “gerenciamento de informações”, abrange as seguintes atividades: • Controle de revisões de documentos; • Armazenamento de documentos eletrônicos; • Integração de imagens, workflow, groupware e gerenciadores de documentos; • Reconhecimento ótico e tecnologias correlatas de aquisição de documentos. A informação vem sendo registrada em papel há séculos. De acordo com informações levantadas pela Coopers & Lybrand, um executivo gasta, aproximadamente, quatro semanas por ano procurando documentos; em média faz se dezenove cópias de cada documento. Para a implantação de um processo administrativo automatizado, é preciso haver uma grande mudança na rotina de uma empresa, com novos procedimentos administrativos, para auxiliar na consulta a documentos que anteriormente pareciam inacessíveis. O sistema de gerenciamento Eletrônico de Documentos emprega discos ópticos, como meio de armazenamento, sendo uma opção a mais, em paralelo ao papel, ao microfilme e a mídia magnética, pois todos os tipos de mídias continuam sendo utilizados como ferramentas que ajudam tanto pessoas quanto as organizações a gerenciar informações. O estudo proposto por esse trabalho possibilitará o entendimento de uma nova forma de gerenciamento de documentos, que hoje esta sendo cada vez mais desenvolvida pelas empresas que estão se adaptando á nova lei complementar 131/09 de 27 de maio de 2009. Longe de pretensão de se esgotar o assunto fica a esperança