Administração de processos

Administração de Processos
Para a Administração de Empresas, o processo, segundo o dicionário, pode ter dois significados básicos: Método e Sistema. Ele deve contemplar as três fases: começo, meio e fim. O processo pode ser um procedimento administrativo mais simples ou algo bem complexo, mas que deverá ser realizado por todos, ou pelo menos, deve ser entendido pelos colaboradores como algo relevante para o resultado da empresa.

Vamos a um exemplo bem simples.

Você deseja se tornar cliente de um banco. Vai até a agência, procura o setor de atendimento. Chegando lá o funcionário lhe informa que serão necessários: cópia e original do RG e do CPF, além de comprovante de endereço e de renda. É a documentação básica para se abrir uma conta. Você então diz que deseja ter um limite especial na sua conta. Ele então informa que fará uma consulta no SPC – Serviço de Proteção ao Crédito.

Com todos os documentos em mãos, o funcionário lançará os seus dados no sistema de informação da empresa, gerando um contrato ao qual você deverá assinar no final do atendimento. Ele irá gerar em seguida uma senha e o avisará quando o seu cartão estará disponível na agência. A partir desse momento você poderá ir embora, mas o processo continuará. O seu contrato assinado, juntamente com sua documentação, passarão possivelmente à mesa do gerente, que verificará a autenticidade das informações e despachar o processo final para o arquivo.

Parece simples o processo, mas se os colaboradores não entenderem o porquê desse método, as coisas podem não sair conforme o previsto. O trabalho em equipe é fundamental, pois caso o funcionário não faça de forma correta o seu ofício, o processo pode ficar paralisado mais adiante, ou mesmo voltar, ocasionando o retrabalho.

Outro fator que deve ser considerado diz respeito às mudanças e inovações que podem e devem ocorrer nos processos para que eles se tornem mais ágeis. Hoje, por exemplo, já existem aberturas de contas feitas através da internet.