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Como preparar uma reunião produtiva: dicas, e modelo de pauta e ata
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Nesse post iremos comentar como preparar uma reunião para que essa seja produtiva. Além disso, também disponibilizaremos modelos de ata e pauta.
Cada equipe ou organização acaba, de uma forma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reuniões. No entanto, por questão de um ou outro detalhe em como ela é feita, diversas pessoas acabam se deparando com reuniões improdutivas e que por muitas vezes desperdiçam o tempo dos envolvidos.
As reuniões acabam sempre sendo um ponto crítico de sucesso do projeto.
São nas reuniões de projeto em que se reúne a equipe (toda ou parcial) e decisões ou planos de ações são tomados. Essas decisões que acabarão definindo o andamento, realinhamento do escopo, planejamento e re-planejamento do projeto.
Reuniões produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e alinham todas as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.
Vamos, então, direto ao ponto. Abaixo são listados as principais características que tornam as reuniões mais produtivas:

Toda reunião deve ter um objetivo prepare uma pauta (desde um e-mail informal até um documento impresso), que expresse bem o que será discutido na reunião agendada; a pauta deve ser distribuída com antecedência para os participantes, e não no início da reunião. Isso permite que as pessoas se prepararem para o que será discutido.
Os horários devem ser respeitados defina bem os horários de início/fim da reunião; todos os membros da reunião devem chegar no horário marcado.
As pessoas certas devem estar na reunião as reunião nem sempre precisam envolver a equipe inteira do projeto. Deve-se trazer as pessoas que estão relacionadas com o objetivo da reunião, para que o plano de ação resultante seja mais efetivo.
O ambiente deve ser informal e agradável a reunião deve sempre ter um condutor, que estabeleça as regras da reunião e permita que todos os participantes, de fato, participem do que