TIPOS DE ARQUIVO

TIPOS DE ARQUIVO

ATIVO: onde são guardados os documentos de uso diários ou em fase de conclusão.
INATIVO: onde são guardados os documentos de menor frequencia de uso
MORTO: onde são guardados os documentos em que a frequencia de uso é quase nula

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

PERMANENTES - VITAIS: devem ser conservados indefinidamente, pois tem importância vital para empresa.
PERMANENTES: devem ser guardadas indefinidamente, mas não tem impotância vital, como por exemplo: relatórios anuais, registros de empregos, livros de registro e etc…
TEMPORÁRIOS: tem valor temporário. Deve-se fazer um quadro de anotações de vigências de documentos, que seguirá critérios da empresa como: recibos, faturas, notas fiscais, conta a pagar, contas a receber…

EQUIPAMENTOS

HORIZONTAL: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição horizontal dentro de um movel.
As vantagens são que a iluminação, as anotações são feitas no mesmo local e é reduzida as chances de perda de documentos. As desvantagenssão que ocupam muito espaço e é preciso retirar 1 para encontrar os outros documentos e a consulta é demorada.
VERTICAL: os documentos ficam em pastas, em posição vertical. Existem 2 tipos: FRONTAL: os documentos são colocados uns sobre os outros, com a frente voltada para o arquivista. LATERAL OU RETRO-LATERAL: os documentos são colocados uns ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista.

A vantagem é o seu baixo custo, facil manuseia e a conservação, possibilidade de arquivar muitos. Desvantagens são a necessidade de retirar os documentos para fazer anotações, iluminação deficiente, pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.

ROTATIVO: os documentos são colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal.
As vantagens são o manuseio fácil, visibilidade ampla, iluminação perfeita, rapidez nas consultas e ocupa poco espaço físico. A desvantagem é com o peso do equipamento quando o mesmo não está em plena manutenção.

ACESSÓRIOS