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A Escrituração Fiscal Digital (EFD) Social ou Sped Folha, como é mais conhecida, deve começar a ser implantado em janeiro do ano que vem (2014), de acordo com o cronograma prometido da Receita Federal. Mas ainda são poucos os empresários que estão se preparando para poder cumprir as exigências deste sistema.
O Sped Folha vai detalhar as informações da folha de pagamento de todas as empresas, incluindo todos os pagamentos necessários à Previdência Social e independente do porte ou faturamento, abrangendo também as informações do Livro de Registro de empregados. Os dados da Folha Digitalizada e Registro de Empregados serão armazenados em um cadastro único, e compartilhados por várias entidades do governo, tais como: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Justiça do Trabalho.
Apesar das empresas já estarem familiarizadas com o Sped, toda mudança impõe novas rotinas. Com o Sped Folha, as empresas irão precisar ser mais ágeis no levantamento e fornecimento de informações que será mensal. Provavelmente as informações como contratação e rescisão de funcionários, serão tratadas como eventos do Sped, tal qual a Nota Fiscal Eletrônica. Isso quer dizer que, quando a empresa contratar ou demitir um funcionário, deverá gerar e transmitir um arquivo XML com assinatura eletrônica para os órgãos responsáveis em tempo real.
Com isso, as empresas irão precisar investir em novos equipamentos e provavelmente na contratação de mais profissionais, além de consultoria. O custo deste investimento é uma das principais razões pelas quais os empresários têm adiado o início dos preparativos.
Apesar do custo, se o governo cumprir a promessa de, com o Sped Folha, reduzir as obrigações acessórias, o resultado será positivo para as empresas. Com a sua implantação, vários arquivos mensais e anuais, que são obrigatórios hoje, deixariam de existir. O Manad - manual onde constam todas as informações necessárias para a geração do arquivo digital a ser apresentado à