ROTEIRO PARA ORGANIZAC A O DE EVENTOS

ROTEIRO PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Verifique os passos iniciais a serem tomados no processo de planejamento e organização de um evento.
Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros);
Analisar a viabilidade do evento;
Dimensionar o evento;
Estimar o número de participantes;
Analisar os possíveis locais;
Definir temas / conteúdo programático do evento;
Definir duração e data do evento;
Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.);
Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.);
Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, etc.);
Estimar custos e verificar disponibilidade de verba;
Buscar patrocínios e apoios;
Definir o cronograma de atividades;
Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas;
Realizar o telemarketing para atualizar os endereços e incentivar a participação;
Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.);
Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);
Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.);
Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento);
Entregar ofícios (diretores, autoridades, orgãos públicos);
Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);
Contratar atrações artísticas;
Contratar empresas de filmagem e fotografia;
Preparar o cerimonial do evento;
Preparar a ordem do dia;
Realizar cobranças e pagamentos;
Provisionar impostos a serem pagos;
Preparar anais do evento;