Por que não é verdadeira a acusação que Sócrates corropia a juventude

TÉCNICAS SECRETARIAIS
Técnicas – conjunto de procedimentos empregados no dia a dia do profissional.
Era da Informação = Novas ferramentas de Comunicação e Organização
Trabalha-se com Informação = Vende-se conhecimento
(Tecnologia = Instrumento Gerencial)
Eficiência na utilização das técnicas = Excelência nos resultados.

COMUNICAÇÃO
Recepção
Visitantes rotineiros – recepcionista
Visitantes da alta administração – secretária
O profissional de secretariado deve:
Zelar / manter boa apresentação dele e do ambiente de trabalho;
Na ausência do superior, informar ao visitante melhor dia e horário para que ele seja atendido (agendamento);
Ouvir as necessidades do visitante;
Encaminhá-lo ao setor adequado para tratamento do assunto;
No caso de ter que aguardar, oferecer café, água ou chá.

Telefone
Atividade Empresarial – 80 a 90% = Comunicação
Atividade Secretarial – 70 a 90% = Comunicação Oral
Evolução = Necessidade de adequação no uso
Telefonia: no passado (telefonistas) x atual (videofone)
Exigências atuais:
Postura de voz;
Habilidade verbal (Objetividade x grosseria);
Racionalidade no tempo de ligação;
Expressão corporal correta (= ao vivo. Não ingerir alimentos; não realizar outras tarefas).
Dicas:
Distância de 3 -5 cm do lábio;
Papel e caneta;
Repetir nomes e números (PAUSA, Ex.: (11) 3357-9144);
Tomar nome e sobrenome + ramal;
Deixar o nome do executivo e o telefone da Secretaria;
Soletrar nomes difíceis (usar alfabeto universal);
Chamar a pessoa pelo nome.
Orientações:
Quem efetua as ligações é quem deve aguardar. Se o solicitante não estiver: efetuar a ligação em outro momento;
Superiores – privilégio de serem esperados;
Mais de três toques denota descaso com quem está chamando. Atender até o 3º toque;
Chamadas Internacionais – atenção ao Fuso Horário.
* Saudação inicial
Chamadas externas
1. Nome da empresa / setor
2. Nome do atendente
3. Saudação (bom dia, boa tarde, boa noite, Feliz Natal, etc.)
Chamadas internas