Organizações sistema e metado formulario

ORGANIZAÇÃO SISTEMA E MÉTODOS
FORMULÁRIOS – CONCEITO E UTILIZAÇÃO FRENTES AS ORGANIZAÇÕES

IMPORTÂNCIA E CONCEITUAÇÃO
O formulário adquiriu grande importância com o crescimento das organizações, em virtude de se tratar de um excelente veiculo de transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas. E mesmo licito afirmar-se que quanto mais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta, analise, processamento e disseminação de dados.

Contudo, é significativo assinalar, a maioria das organizações pouco se preocupava com o problema, restando no tratamento da matéria por quaisquer de seus orgãos, sem diretrizes, padrões ou experiências, criando-se , em conseqüência, formulários que além de não considerarem os existentes, também eram precedidos do estudo, prévio de sua real necessidade, utilidade, características básicas, unidades envolvidas em sua manipulação, seu fluxo, número de vias necessário, tamanho, layout e outros aspectos relevantes para a organização
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Consequentemente, o tratamento de papelório, de forma altamente empírica, onerava os custos operacionais, forçando o aumento de quadros de pessoal e criando, por outro lado, uma série de atividades paralelas, controles em duplicatas, métodos e processos de trabalho complicados, inadequados e redundantes, gerando entropia na organização. Assim, as organizações modernas, que dependem de processos otimizados de funcionamento, como condição indispensável para sua sobrevivência e desenvolvimento, sentiram a necessidade de tratar da papelada com maior lucidez, introduzindo métodos adequados de implantação, supressão e racionalização de formulários, reduzindo, dessa forma, os custos operacionais e tornando mais simples os fluxos de trabalho e de manipulação de informações.

Por essa razão, ganhou importância, dentro da organização, no âmbito da atividade de Organização e Método