Onenote

ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL

* Formadora: Dra. Ana Martins
Código Curso: SEGD
Novembro 2011
Formadora: Dra. Ana Martins
Código Curso: SEGD
Novembro 2011

Índice QUESTÕES PRÉVIAS 4 CONCEITOS E DEFINIÇÕES 5 A GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 12 COMO ORGANIZAR O ARQUIVO ADMINISTRATIVO 16 QUESTÕES PRÉVIAS 16 REUNIÃO DE TRABALHO 17 QUANDO COMEÇAR A ORGANIZAÇÃO? 19 DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA 21 PLANO DE ACTUAÇÃO 22 OS DOCUMENTOS DE APOIO E A DOCUMENTAÇÃO INFORMATIVA AUXILIAR 22 ELABORAÇÃO DE ÍNDICES 28 DOCUMENTOS SEM VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA: PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA PARA ARQUIVO INTERMÉDIO 32 DOCUMENTOS TRAMITADOS DE CONSULTA FREQUENTE. ORGANIZAÇÃO 35 A CRIAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO 38 IDENTIFICAÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS 38 O QUE É UMA SÉRIE DOCUMENTAL? 39 A SÉRIE DOCUMENTAL E OS SEUS PROBLEMAS 40 A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 42 CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO 42 O QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO: ESTRUTURA 45 A ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS 56 ORDEM ESTABELECIDA PELO QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO 57 ORDENAÇÃO DAS UNIDADES DOCUMENTAIS DAS SERIES. TIPOS 57 A RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS 63 FACTORES E CONDIÇÕES 63 ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERAÇÃO DOS DOCUMENTOS E DA INFORMAÇÃO 67 ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ARQUIVO 74 O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO 75 BIBLIOGRAFIA 76

* QUESTÕES PRÉVIAS
Objectivos:
Analisar as questões que se colocam num serviço ou departamento sem gestão documental.

Não é difícil ouvir, em muitos serviços, frases de completa frustração por não se encontrarem os documentos, quando eles são necessários, para informar determinado processo que necessita de uma resolução urgente.
Num determinado serviço, a arrumação dos documentos, mais conhecidos na gíria administrativa por “papelada”, é uma tarefa que só se leva a cabo quando há pouca coisa para fazer, ou também na gíria administrativa, quando se tem uma “aberta” para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo tempo para tarefas “menos importantes, “aborrecidas” e