Manual de Orientação e procedimento

2. SETOR ADMINISTRATIVO

O Setor Administrativo cuida das tarefas de apoio aos departamentos, envolvendo atendimento e filtragem de ligações telefônicas, organização de agenda, datilografia, redação de correspondência, preparação de relatórios, realizar atividades de manutenção predial e serviços de apoio administrativo, etc.
E suas principais responsabilidades são:
Receber ligações telefônicas destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso.
Fazer ligações externas e internas, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário.
Organizar e manter registros da agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.
Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa.
Abrir malotes, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil.
Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de documentos e facilidade de consulta.
Realizar os serviços de copa, reprografia, limpeza, visando o adequado atendimento das necessidades das áreas usuárias desses serviços.
Supervisionar o consumo de materiais e uso das máquinas copiadoras.
Efetuar ou solicitar a compra dos materiais necessários à manutenção.
Manter pequenos controles ou registros, como de confecção de cópias (xerox) e a manutenção da máquina copiadora.
Executar serviços eventuais de datilografia e conferência de documentos.
Executar serviços eventuais de arquivo e confecção de cópias xerox.
Fluxograma 01 – Departamento Administrativo

3. SETOR COMERCIAL
O setor comercial cuida dos produtos, das mercadorias e serviços oferecidos pela Amnésia na área de vendas, de compras e de marketing. Para