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Ged
Primeiramente é necessário definir os conceitos de GED (gestão eletrônica de documentos) e Workflow (fluxo de trabalho) para podermos enfim, discorrer sobre nosso trabalho. O GED (gestão eletrônica de documentos) tem como objetivo principal é disponibilizar de uma maneira fácil e segura de, gerar, arquivar, compartilhar arquivos de empresas. Visando principalmente conservar os documentos, diminuir o tempo de busca de informações e consequentemente aumentar a produtividade do funcionário. Localizada na região do Rio de Janeiro a IndexLog é um exemplo de empresa que utiliza o GED em suas atividades. A empresa visa à melhoria da qualidade dos processos de informação, agilidade no tempo do manuseio dos documentos e redução de custos operacionais e financeiros. Como em qualquer processo tecnológico desenvolvido recentemente, o GED possui algumas vantagens e desvantagens, como explicaremos a seguir. A principal vantagem decorrente deste processo seria a diminuição do espaço físico, a conservação de documentos e principalmente a rapidez no manuseio do mesmo, visto que tudo estará dentro de um arquivo gerado por um programa de computador. A desvantagem que acaba impossibilitando a total eficiência da implantação deste sistema seria que devido a algumas entidades (como é o caso de alguns documentos jurídicos) não aceitarem documentos digitais, alguns documentos deverão ser arquivados no estado original (em papel). Outra desvantagem que é importante ser citada é a necessidade de um alto investimento financeiro para que a implantação do sistema seja de forma eficaz. As principais aplicações do GED no mundo de hoje, é a utilização de gestão eletrônica de documentos vitais, que dentro da empresa citada acima, chama INDEX-ATIVO, que tem plena importância, pois são os documentos que utilizamos com mais frequência, como por exemplo, em um hospital, são os prontuários, e em uma empresa de pequena, media ou grande porte são os contratos e afins. Outra