Glossario documentos

Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Formato é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

INTRODUÇÃO

O Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais da Universidade de São Paulo foi elaborado como instrumento auxiliar para a identificação dos documentos abrangidos pelo SAUSP. Ainda que muitos deles guardem semelhança com os gerados e/ou acumulados por outras universidades e instituições, públicas e privadas, nosso universo é demarcado pelas espécies e formatos documentais produzidos/recebidos/arquivados pela USP em decorrência do cumprimento de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão. No corpus do Glossário estão relacionadas, à esquerda, as espécies documentais e sua definição diplomática. Na coluna da direita figuram os correspondentes tipos documentais, isto é, as configurações que as espécies assumem quando aliadas às atividades ou funções nelas expressas. Nem todas as atividades, acrescidas de seus respectivos desdobramentos, estão representadas no Glossário, pois algumas não geram documentos em espécies, formatos ou suportes tradicionais: têm seus passos de desenvolvimento registrados eletronicamente e muitas vezes com baixíssima temporalidade. Nas tabelas estes registros são designados como "em alimentação", dentro do sistema. Já os tipos documentais que surgem, tanto na produção como na acumulação documental da USP, só integram o Glossário quando se apresentam altamente diferenciados das várias espécies que lhes servem de molde. Se, pelo contrário, a tabela de temporalidade registra de maneira clara a atividade, permitindo relacioná-la naturalmente à espécie documental em que está veiculado seu registro, não houve necessidade de arrolar, no