Gestão documental

ARQUIVOS E A ORGANIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL Uberdan dos Santos Lopes Resumo Discorre sobre a importância dos arquivos na sociedade. Apresenta aspectos gerais de arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras características. Esquematiza os mais modernos meios e técnicas de arquivamento, bem como compara tecnologias aplicadas para o gerenciamento eletrônico de documentos, microfilmagem e GED. Palavras-chave: Arquivos; Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Gestão da documentação. 1 INTRODUÇÃO Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí começou a agrupar documentos sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com política, religião, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e conservação de documentos objetivando atestar a legalidade dos patrimônios e contar a história de seus povos. De acordo com Bottino, (1994) os arquivos surgiram quando os indivíduos passaram a registrar seus atos e informações necessárias a sua vida social, política e econômica, o que se iniciou na mais remota Antigüidade. Arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos criados por instituições ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservação desta documentação como um conjunto e não como unidades isoladas, pois estes na sua maioria servem de prova de transações documentais realizadas e estão relacionados com os direitos e deveres destas instituições ou pessoas. Este artigo enfoca o papel dos arquivos nas organizações, não considerando a esfera em que se apresentam, mas sim, procurando citar as fases de sua organização, características e alguns dos documentos arquivísticos, bem como os tipos de arquivos e arquivamento existentes, mais utilizados. 2 CONCEITOS E METODOLOGIAS Nas organizações o objetivo