Gerenciamento de reuniões

Gerenciamento de reuniões

Uma reunião de trabalho mal gerenciada pode ser uma grande perda de tempo. Mas algumas práticas recomendadas podem ajudar. Aqui vão algumas dicas para manter o grupo no caminho certo.

Ah, a reunião de trabalho. Aquele zumbido relaxante das luzes fluorescentes. O gélido ar condicionado das salas de conferência. O ronco dos estômagos famintos antes do almoço. Completando esse quadro delicioso, ainda temos o inevitável choque de personalidades, as péssimas habilidades sociais e a politicagem que mancham o nome das reuniões de trabalho.

De acordo com uma pesquisa do Salary.com, 47% dos entrevistados apontou as reuniões como os maiores pontos de desperdício de tempo no trabalho [1]. As reuniões deixaram para trás a Internet, considerada um desperdício de tempo por apenas 18% dos entrevistados.

Mas as reuniões de trabalho não precisam consumir tempo tão vorazmente. Com alguma destreza no gerenciamento dessas reuniões, você pode contribuir para que suas sessões em grupo alcancem o objetivo ao qual se propõem: fazer as coisas acontecerem.

Por que as reuniões saem dos trilhos
As reuniões de trabalho costumam sair dos trilhos por dois motivos: ou são mal planejadas ou são mal gerenciadas.

As armadilhas de um planejamento ruim: Algumas reuniões são agendadas com metas vagas em mente, geralmente do tipo “temos que debater sobre o assunto x”. Mas sem tarefas específicas a serem realizadas, e sem alguém que oriente os demais no caminho rumo à sua realização, um debate em grupo pode andar em círculos sem chegar a lugar algum.

Outra armadilha comum do planejamento é incluir participantes que não precisam estar lá, só para que “fiquem por dentro”. Eles também podem ser incluídos para que o organizador da reunião tire dos próprios ombros parte da responsabilidade pela tomada de decisões. Se você incluir seus superiores em uma reunião de tomada de decisões, o poder de decidir naturalmente recairá sobre eles.

Por fim, temos o tipo de