Gerenciamento de reuniões

001 | 2011 | | |

[GERENCIAMENTO DE REUNIÕES] | As reuniões são inevitáveis, mas não precisam ser improdutivas. Este resumo ajudará você a transformar as reuniões em algo produtivo, decisivo e animado. |

AFINAL, PARA QUE SERVE UMA REUNIÃO?
Apesar de tudo que você já ouviu e presenciou em relação às reuniões, elas não precisam ser tediosas, desnecessárias e durar demais. Você pode mudar isso tudo – basta aprender a conduzir reuniões.
PARA QUE CONVOCAR UMA REUNIÃO?
Antes de tudo, imagine o que você quer conseguir da reunião. Decida o que quer que seja feito.
Em seguida, imagine quem você quer que o ajude e quem deverá ser convocado. Depois que houver resolvido ‘o que’ e ‘quem’, o resto (quando e onde) será muito mais fácil.
Em geral, você deverá convocar uma reunião quando tiver um bom motivo – como acontece quando: * Precisa que todo o grupo forneça informações ou orientações sobre uma determinada questão; * Quer que a equipe participe de um processo decisório ou da solução de um problema; * Precisa esclarecer alguma coisa que não pode ser esclarecida em um encontro individual.
Mas não convoque uma reunião quando: * O assunto for uma questão pessoal que possa ser resolvida individualmente com alguém; * Não tiver tempo para se preparar; * O grupo estiver incomodado e precisar de algum tempo, antes de poder abordar uma fonte de conflito ou frustração.
QUEM PARTICIPARÁ DA REUNIÃO?
Quantas pessoas você deverá convocar?
Digamos que você tenha decidido que o grupo precisa se reunir. Antes de pensar em quem você vai convocar, decida quantas pessoas serão. Existe uma regrinha básica que é 08 – 18 – 1800: * Se tiver de resolver um problema ou tomar uma decisão importante, não convide mais que oito pessoas. A presença de mais de oito pessoas na mesma sala sempre provoca mais problemas do que ajuda; * Se quiser promover um brainstorm (tempestade de idéias, sugestões e propostas), então você poderá chegar a dezoito pessoas,