Ergonomia

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS

Pedro de Abreu Peixoto

Março de 2007

-2-

ÍNDICE
1. Questões prévias
2. Conceitos e definições
3. A gestão de documentos
4. Como organizar um arquivo administrativo
4.1. Questões prévias
4.2. A reunião de trabalho
4.3. Quando começar a organização
4.4. A documentação necessária
5. Plano de actuação
5.1. Os documentos de apoio e a documentação informativa auxiliar
5.1.1. A elaboração de índices
5.2. Documentos sem vigência administrativa. Procedimento de transferência para arquivo intermédio
5.3. Documentos tramitados de consulta frequente. Organização
6. Criação de um sistema de arquivo
6.1. Identificação das Series
6.1.1. O que é uma Serie documental
6.1.2. A Serie e os seus problemas
6.2. Classificação de documentos
6.2.1. Critérios
6.2.2. O Quadro de Classificação. Estrutura
6.2.2.1. Características dos Quadros de Classificação
6.2.2.2. Sistemas de Codificação do Quadro de Classificação
6.2.2.3. Ordenação das Series no Quadro de Classificação
6.3. Ordenação dos documentos
6.3.1. Ordem estabelecida pelo Quadro de Classificação
6.3.2. Ordenação das unidades documentais das Series. Tipos
6.4. A recuperação dos documentos
6.4.1. Factores e condições
6.4.1.1. Normalização e racionalização de impressos e formulários
6.4.1.2. Identificação do documento
6.4.1.3. Controlo de circulação dos documentos
6.4.2. Elaboração de instrumentos de recuperação dos documentos e da informação
6.4.2.1. Recuperação tradicional
6.4.2.2. Recuperação automatizada
6.5. Considerações gerais sobre instalação dos documentos
6.6. Elaboração de Normas de Arquivo
6.6.1. Normas de Organização
6.6.2.Normas gerais para a conservação dos documentos
6.6.3. Normas de Acesso
6.6.4. Normas de Eliminação: considerações gerais
7. Controlo do sistema de arquivo criado

Vocabulário Básico

-3-

Legislação
Bibliografia

-4-

1. QUESTÕES PRÉVIAS
Não é difícil ouvir, em muitos serviços, frases de