CARTILHA GESTÃO

Todos os procedimentos elencados neste Cartilha dizem respeito ao tratamento a ser dispensado ao(s) documento(s) produzido(s) e ou recebido(s) na Instituição Universidade Federal |do Oeste do Pará UFOPA, e para conhecimento e entendimento do que vem a ser um documento, se faz necessário uma breve passagem sobre os conceitos do que venha a ser o objeto dos normativos e procedimentos aqui apresentados.

DOCUMENTO Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, página 73, documento é considerado como:

“Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”.

SUPORTE
“Material no qual são registradas as informações”.

FORMATO
“Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento”.

2 – TRATAMENTO Tratamos nesta Cartilha das fases corrente, intermediária e permanente conforme segue:

2.1 – ARQUIVO CORRENTE
(primeira idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística(DTA 1996, p.29), é o “conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. Essa idade corresponde a produção do documento(valor primário); tramitação; finalização do seu objetivo; guarda.
2.2 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
(segunda idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística(DTA 1996, p.32) é o “Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação”. Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

2.3 – ARQUIVO PERMANENTE

(terceira idade): segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística(DTA 1996, p.34) é o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. Quando ultrapassado totalmente o valor primário do documentos, iniciam-se os