Captação de eventos

A captação de eventos pode ser realizada pelo poder público, iniciativa privada e Convention & Visitors Bureau – CVB, que trabalharão juntos somando esforços para captar o maior número de eventos nacionais e internacionais.

Este processo divide-se em três etapas:

PREPARAÇÃO DA CAPTAÇÃO:
• A equipe de captação do CVB faz uma levantamento dos eventos que se realizam pelo mundo, sua periodicidade, histórico de locais e data futura que ainda está em aberto.
• Após a pesquisa, a equipe de captação faz uma avaliação dos eventos que interessam ser captados.
• Para efetuar a seleção a equipe do CVB: 1. Analisa o histórico em termos de cidade, país-sede e datas; 2. Verifica as estimativas do número de participantes face à infra-estrutura da cidade, 3. Verifica se a associação é constituída no país, se está filiada à entidade internacional e, ainda, se há brasileiros na diretoria da entidade internacional, 4. Contata a entidade de classe nacional e, 5. Procura motivar a entidade / associação / presidente / membros do Brasil a liderar o processo de captação.
• Na fase da seleção a CVB oferece apoio e, em conjunto com a entidade nacional, elaborará um book, geralmente em inglês, com excelente padrão de qualidade.
• O book deve apresentar os requisitos mínimos exigidos, tais como: cartas de apoio de autoridades, de Instituições ligadas ao segmento de Turismo, do CVB, de entidades de classe e de outras que possam fortalecer a candidatura, deve ser claro e objetivo contendo dados da cidade e da infra-estrutura, justificativa, orçamento, sugestão do local a ser realizado o evento, elabora um showcase sobre a cidade, vídeo promocional do Estado e kit contendo catálogos e fotos dos locais disponíveis para sediar o evento.

CAPTAÇÃO: A captação pode ocorrer durante o evento que antecede àquele que se objetiva captar. No caso de eventos mundiais, a antecedência costuma ser de, no mínimo, três anos (no caso da Copa do Mundo para o Brasil iniciou-se em 2007, 6 anos