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Planejando as atividades do dia

A rotina de nós, secretárias, é bem apertada, são muitas tarefas para resolver o tempo todo e se não houver um planejamento eficaz do tempo, pode comprometer e muito nossa carreira. Nosso dia que já não é fácil pode virar um caos e é claro que ninguém quer isso. =]

Cada secretária tem a sua rotina de tarefas, afinal, elas mudam conforme o setor que você trabalha. Mas sempre dá para melhorar um pouquinho e ficar ainda mais super né?

Para a secretária, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir planejar e executar as atividades do dia é preciso adotar algumas técnicas importantes como:

Checklist
O checklist é uma lista de verificação. Nele é possível relacionar todas as atividades e os materiais necessários para executar determinada tarefa. Ele deve ser conferido diversas vezes durante o dia, garantindo que nenhum item passe despercebido e você acabe esquecendo-se de realizar alguma tarefa importante.

Follow-up
É uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Ele deve ser utilizado sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.

A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, como o follow-up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos. Algumas coisas que podem ser guardados no follow-up:

•cartas, memorandos, e-mails e lembretes manuscritos que aguardam uma resposta;
•faturas, contas e anuidades a pagar;
•lembretes ou controle para renovação de assinaturas;
•respostas de assuntos que estão em andamento;
•compromissos assumidos com novos clientes;
•contratos a serem assinados;
•assuntos a serem resolvidos na próxima reunião;
•telefonemas pendentes que aguardam um retorno;
•reuniões e visitas que precisam